Klauzula informacyjna
w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z procesem rekrutacyjnym

Niniejszy dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zw. dalej RODO).

I. Administrator danych osobowych

Rekrutacja bądź ocena zgłoszenia dokonanego poza aktualnie prowadzoną rekrutacją przez osobę zainteresowaną współpracą (zw. dalej Kandydatem lub łącznie Kandydatami), jest przeprowadzana przez MILBOR Service spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Twarda 44, 00-831 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000912017, posiadającą NIP 5272964602 oraz Regon 389505260 i pełni on rolę Administratora danych osobowych Kandydatów.

II. Dane kontaktowe

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych osobowych, ale we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych kontakt z nim jest możliwy:

• w formie elektronicznej za pomocą adresu e-mail: rodo@milbor.pl;
• w formie tradycyjnej korespondencji przesłanej na nasz adres: ul. Twarda 44, 00-831 Warszawa.

III. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane kandydatów będą przetwarzane:

1. w celu udziału w rekrutacji lub weryfikacji zgłoszenia Kandydata, tj. na podstawie udzielonej przez Kandydata zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 1 lit a RODO);
2. na żądanie Kandydata w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w zakresie danych niezbędnych do przygotowania umowy stanowiącej podstawę współpracy;
3. w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa, w szczególności art. 22¹1, 2 i 4 Kodeksy pracy (art. 6 ust. 2 lit. c RODO), tj.
   1.  imię (imiona) i nazwisko;
   2. data urodzenia;
   3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
   4. wykształcenie;
   5. kwalifikacje zawodowe;
   6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
   7. ewentualne inne dane jeżeli są one niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z odrębnych przepisów prawa z zastrzeżeniem, że zakres wymaganych danych może się zmienić w razie zmiany treści wskazanego powyżej przepisu Kodeksu pracy stanowiącego podstawę przetwarzania danych;
4. w celu weryfikacji wykształcenia, doświadczenia, wiedzy i umiejętności Kandydata, przy wykorzystaniu testów kompetencyjnych, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5. w celu weryfikacji wykształcenia, doświadczenia, wiedzy i umiejętności Kandydata przy wykorzystaniu informacji udostępnionych przez Kandydata lub na profilu Kandydata w zawodowo-branżowych mediach społecznościowych LinkedIn, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jak również na podstawie udzielonej przez Kandydata zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
6. w celu ochrony przez zarzutami w zakresie dyskryminacji i nierównego traktowania w procedurze rekrutacyjnej oraz w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi się pojawić w związku z rekrutacją i weryfikacją zgłoszenia Kandydata, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. w celu uwzględnienia moich danych osobowych na potrzeby prowadzenia przyszłych rekrutacji, tj. na podstawie udzielonej przez Kandydata zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 1 lit a RODO);

IV. Czas przetwarzania danych

Dane kandydatów będą przetwarzane przez okres trwania rekrutacji lub czas niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia dokonanego mimo braku ogłoszeń dotyczących prowadzenia rekrutacji bądź niezależnie od nich, nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy liczonych od chwili zgłoszenia, w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora, o którym mowa w pkt III ppkt 6) powyżej.

Jeżeli Kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, jego dane osobowe będą przetwarzane w tym celu przez okres 6 miesięcy liczonych od chwili zgłoszenia.

VI. Pochodzenie danych i dobrowolność

Wszelkie dane przetwarzane w ramach postępowania rekrutacyjnego lub przy rozpatrywaniu zgłoszenia pochodzą bezpośrednio od Kandydatów albo ze źródeł związanych z aktywnością Kandydatów (np. w ramach zawodowo-branżowych mediów społecznościowych).

Podanie danych jest przez Kandydata dobrowolne, jednakże ich niepodanie w zakresie podstawowych danych wynikających z przepisów prawa, tj.: imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia  będzie skutkowało brakiem możliwości przeprowadzenia rekrutacji z udziałem Kandydata bądź weryfikacji jego zgłoszenia.

VI. Rodzaje danych

Administrator będzie przetwarzał dane zawarte w treści zgłoszenia rekrutacyjnego (w tym w treści CV), jak również przedstawione lub zebrane w trakcie trwania postępowania rekrutacyjnego w kontakcie z Administratorem działającym bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotu, któremu Administrator zleci przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego (np. agencji doradztwa personalnego).

Administrator nie wymaga podania podczas procesu rekrutacji danych osobowych szczególnej kategorii (tzw. danych wrażliwych), o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, takich jak np. informacje o stanie zdrowia bądź niepełnosprawności.

Jeśli Kandydat dobrowolnie poda takie dane w trakcie procesu rekrutacyjnego, Administrator ewentualnie zwróci się do Kandydata o wyrażenie zgody na przetwarzanie tego rodzaju danych. W przeciwnym razie dane zostaną niezwłocznie usunięte jako zbędne w procedurze rekrutacji.

VII. Odbiorcy danych

Dane osobowe Kandydatów mogą być ujawniane i przekazywane zewnętrznym podmiotom, które działają w imieniu i na rzecz Administratora, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę techniczną systemów informatycznych, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, rekrutacyjne (w tym agencje doradztwa personalnego), szkoleniowe, pocztowe lub analityczne i doradcze. Z podmiotami tymi łączy Administratora umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Z tego względu Administrator wymaga od nich zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji oraz weryfikuje czy zapewniają odpowiednie środki ochrony danych osobowych

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Kandydatów żadnych zautomatyzowanych decyzji (tj. dokonywanych bez udziału człowieka), które miałyby wpływ na ich sytuację prawną bądź istotnie na nich wpływały, w tym w formie profilowania.

IX. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Przetwarzanie przez Administratora danych osobowych Kandydatów odbywa się w krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dane Kandydatów nie są także przekazywane organizacjom międzynarodowym.

X. Prawa Kandydata

Kandydatowi przysługuje prawo:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• do usunięcia danych
• do żądania ograniczenia przetwarzania danych
• do przenoszenia danych – o ile podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda lub umowa, tj. art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO;
• do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, w celach innych niż marketing bezpośredni. W takiej sytuacji konieczne jest wskazanie konkretnej, szczególnej sytuacji, która uzasadnia zaprzestanie przetwarzania danych objętych sprzeciwem. Administrator przestanie przetwarzać dane osobowe w tych celach, chyba że wykaże, że podstawy przetwarzania przez Administratora danych osobowych są nadrzędne wobec praw Kandydata lub też że dane Kandydata są Administratorowi niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych – cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem bądź realizowanego na innych podstawach prawnych. Cofnięcie zgody każdorazowo możliwe jest przy wykorzystaniu udostępnionych powyżej danych kontaktowych.

 

Ponadto Kandydatowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) – jeżeli uważa on, że Administrator przetwarza dane w sposób niezgodny z prawem.